Uno de los errores más costosos que comete un autónomo es no deducir todos los gastos a los que tiene derecho. Cada euro de gasto deducible reduce tu base imponible del IRPF, lo que se traduce directamente en menos impuestos. Esta guía repasa los 15 gastos más importantes, con sus condiciones y límites.
Regla de oro: para que un gasto sea deducible debe estar vinculado a tu actividad económica, estar correctamente justificado con factura y estar contabilizado en tu libro de gastos. Sin estos tres requisitos, Hacienda puede rechazarlo.
1. Cuota de autónomos (Seguridad Social)
Tu cuota mensual a la Seguridad Social es 100% deducible como gasto en el IRPF. Es uno de los gastos más seguros y que no requiere ninguna justificación adicional. Recuerda incluir también las cuotas atrasadas si las pagaste este ejercicio.
2. Alquiler del local u oficina
Si alquilas un espacio exclusivamente para tu actividad (oficina, taller, consulta, local), el alquiler es 100% deducible. Necesitas el contrato de arrendamiento y las facturas del pago. Si el propietario no es empresa, recuerda que debes practicarle una retención del 19%.
3. Suministros del local profesional
La luz, el agua, el gas y el teléfono fijo del local profesional son deducibles al 100% siempre que el espacio se use exclusivamente para la actividad.
4. Suministros del hogar (si trabajas desde casa)
Si usas tu vivienda habitual para trabajar, puedes deducirte una parte de la factura de la luz, internet y teléfono. La fórmula que acepta Hacienda es:
% deducible = (m² del espacio de trabajo / m² totales de la vivienda) × 30%
Ejemplo: si tu piso tiene 80 m² y usas 20 m² como despacho, el porcentaje sería (20/80) × 30% = 7,5% de los suministros es deducible. Es poco, pero es algo.
5. Material de oficina y consumibles
Folios, bolígrafos, cartuchos de tinta, carpetas, libretas de contabilidad... Todo el material consumible de oficina es deducible al 100% con su correspondiente factura o ticket.
6. Equipos informáticos y tecnología
Ordenadores, tablets, monitores, teclados, discos duros y demás hardware son deducibles. Si el importe supera los 300 €, Hacienda considera que es un activo fijo que debe amortizarse (deducirse poco a poco durante su vida útil, normalmente entre 3 y 5 años). Por debajo de ese importe, se puede deducir de golpe.
7. Software y suscripciones digitales
Adobe Creative Cloud, Microsoft 365, Slack, Figma, GitHub, herramientas de marketing, CRMs... Todas las suscripciones relacionadas con tu actividad son 100% deducibles y se deducen en el ejercicio en que se pagan, sin necesidad de amortizar.
8. Teléfono móvil
Si tienes una línea exclusivamente profesional, es deducible al 100%. Si usas el mismo teléfono para uso personal y profesional (lo más habitual), Hacienda acepta una deducción del 50% de la factura, aunque algunos asesores son más conservadores y aplican el 30-40%.
9. Vehículo y gastos de desplazamiento
Esta es una de las áreas más controvertidas. Las normas son:
- Transporte público (tren, avión, taxi, metro): 100% deducible cuando el viaje sea por motivos profesionales.
- Vehículo propio: solo deducible si se dedica exclusivamente a la actividad (muy difícil de justificar salvo para transportistas, comerciales con vehículo rotulado, etc.). En ese caso, deducción del 100% de la amortización, combustible, seguro, reparaciones e ITV.
- Gasolina con vehículo mixto: Hacienda no suele aceptar la deducción si no hay exclusividad; aunque el 50% del IVA sí se puede deducir.
⚠️ El vehículo es el gasto que más comprueba Hacienda en las inspecciones. Si lo deduces sin poder demostrar uso exclusivo profesional, espera que te lo rechacen.
10. Dietas y gastos de representación
Las comidas de trabajo con clientes o proveedores son deducibles con ciertos límites. Hacienda acepta hasta 26,67 € por persona y día en España (48,08 € en el extranjero) cuando no se pernocta, y 53,34 € / 91,35 € cuando se pernocta. Necesitas guardar la factura y apuntar el motivo y los asistentes.
Los gastos de representación (regalos a clientes, eventos) son deducibles hasta el 1% del importe neto de la cifra de negocios del período impositivo.
11. Formación y cursos
Cursos, libros, congresos, seminarios y cualquier formación relacionada con tu actividad es deducible al 100%. Si estudias un máster que te permite ejercer tu profesión, también puede ser deducible. La formación puramente personal no lo es.
12. Asesoría, gestoría y servicios profesionales
Los honorarios de tu gestor, asesor fiscal, abogado, notario o cualquier profesional que contrates para asuntos relacionados con tu negocio son 100% deducibles. Asegúrate de que te emitan factura.
13. Publicidad y marketing
Diseño de logo, web, campañas de Google Ads o Meta, fotografía profesional, SEO, impresión de tarjetas o folletos... Todo lo que tenga como finalidad promocionar tu negocio es deducible al 100%.
14. Seguros profesionales
El seguro de responsabilidad civil profesional, el seguro de vida vinculado a la actividad o el seguro de accidente profesional son totalmente deducibles. El seguro de salud privado tiene un tratamiento especial: puedes deducir hasta 500 € anuales por ti y otros 500 € por cada miembro de tu familia en la póliza (hasta 1.500 € por persona con discapacidad).
15. Intereses y comisiones bancarias
Los intereses de préstamos para financiar tu actividad, las comisiones de la cuenta corriente profesional, las comisiones de TPV o de plataformas de pago como Stripe o PayPal, y los gastos de tarjetas empresariales son deducibles.
El gasto en el que más se equivocan los autónomos
Muchos autónomos se deducen gastos del hogar, ropa o restaurantes sin tener en cuenta la norma de la afectación exclusiva. Hacienda puede reclamar cuotas no prescritas (últimos 4 años) más intereses de demora y sanciones. Dedúcete solo lo que realmente es profesional y puedas justificar.
Consejo final: lleva un libro de gastos actualizado y guarda todas las facturas (en papel o digitalizadas). La carga de la prueba es tuya: si Hacienda te inspecciona, tendrás que demostrar que el gasto es real, profesional y está documentado.
Introduce tus ingresos y gastos deducibles y ve cuánto pagas cada trimestre.